Berichte sind heute die Lebensader der Entscheidungsfindung in jedem Unternehmen. Ob es darum geht, Verkaufszahlen über ein CRM zu verfolgen, Kündigungsraten über ein HRMS zu berechnen oder Phasen und Budgets nach Projekten zu verfolgen – Berichte sind überall. Standardberichte beantworten jedoch nur selten die meisten der komplexen geschäftlichen Fragen, die sich einem durchschnittlichen deutschen Unternehmen stellen. Abhilfe schaffen hier nur individuelle Berichte.
Dieser Leitfaden führt Sie durch den Prozess der Erstellung von benutzerdefinierte Berichte für die folgenden drei wichtigen Geschäftsfunktionen eines jeden Unternehmens: CRM, HRMS und Projekte. Darüber hinaus wird Ihnen gezeigt, wie Sie die branchenweit besten Tools wie DoInsight nutzen können, um Ihr Berichtswesen zu optimieren und es mit den lokalen Datenschutzbestimmungen in Einklang zu bringen.
Warum benutzerdefinierte Berichte für deutsche Unternehmen wichtig sind
Benutzerdefinierte Berichte ermöglichen es Unternehmen,:
- Nur relevante, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Daten
- Kombinieren Sie Daten aus verschiedenen Abteilungen (CRM, HR, Projekte)
- Verfolgen Sie KPIs, die auf Ihre Geschäftsziele abgestimmt sind
- Treffen Sie intelligentere, schnellere Entscheidungen
Und das Beste daran? Sie müssen kein Technikexperte sein, um sie zu erstellen – führen Sie einfach die folgenden Schritte aus!
Schritt für Schritt: Erstellen von benutzerdefinierte Berichte in CRM-Systemen
CRM-Systeme sind von zentraler Bedeutung für die Verwaltung von Kundenbeziehungen und Vertriebspipelines. Mit benutzerdefinierten Berichten können Sie diese verfolgen:
- Vertriebsleistung
- Lead-Konvertierungsraten
- Kundensegmentierung
Schritte zur Erstellung benutzerdefinierter CRM-Berichte:
- Auswahl des besten CRM mit konfigurierbaren Report Buildern
CRM-Plattformen wie HubSpot, Salesforce und Zoho CRM bieten eine einfache Möglichkeit, maßgeschneiderte Berichte mit Drag-and-Drop-Tools zu erstellen. Wenn Sie mit deutschen Kunden zu tun haben, denken Sie daran, dass die Einhaltung der GDPR-Richtlinie Teil Ihres CRM sein muss, um sensible Kundendaten zu schützen.
- Identifizieren Sie Schlüsselmetriken
Zu den gängigen CRM-Metriken gehören:
- Lead-Konversionsraten
- Geschäftsphasen und -status
- Gewinn/Verlust-Verhältnis
- Quelle der Leads
- Verwenden Sie Filter und Datenquellen
filtern Sie die Daten nach Region, Vertriebsteam, Kundentyp oder Datum, um sicherzustellen, dass Sie nur das abrufen, was Sie benötigen. Eine kombinierte Ansicht wird durch die Integration von CRM-Daten mit anderen Plattformen erleichtert.
- Wählen Sie Ihre Visualisierungen
Verwenden Sie klare, effektive Visualisierungen:
- Balkendiagramme für Umsätze nach Region
- Trichterdiagramme für die Entwicklung von Leads
- Tabellen für den Vergleich von Verkaufszielen mit der tatsächlichen Leistung
- Automatisieren Sie die Bereitstellung von Berichten
Richten Sie automatische Berichte ein, die wöchentlich oder monatlich an die zuständigen Teammitglieder gesendet werden, damit diese immer über die aktuellsten Informationen verfügen.
Schritt für Schritt: Erstellen von benutzerdefinierte Berichte in HRMS-Systemen
HRMS dient als Werkzeug, um die Leistung der Mitarbeiter, die Anwesenheit und die Gehaltsabrechnung zu verfolgen. Ohne benutzerdefinierte Berichte kann es jedoch schwierig sein, aus diesen Daten Erkenntnisse zu gewinnen. Hier erfahren Sie, wie Sie lohnende HRMS-Berichte für Ihr Unternehmen in Deutschland erstellen:
HRMS Reporting Anwendungsfälle:
- Mitarbeiter-Engagement-Werte
- Fluktuation und Bindungstrends
- Gehalts- und Leistungsanalyse
- Aufschlüsselung von Urlaub und Anwesenheit
Tools wie DoInsight können Ihnen helfen, tiefer in diese Metriken einzutauchen und maßgeschneiderte Einblicke zu bieten, um HR-Entscheidungen zu treffen.
Schritte zur Erstellung benutzerdefinierter HRMS-Berichte:
- Greifen Sie auf den Bereich HR-Analytik/Berichte zu
Die meisten HRMS-Tools wie HRMantra, Keka und Zoho People verfügen über einfach zu bedienende Dashboards zur Erstellung von Berichten. Vergewissern Sie sich, dass Ihr HRMS die GDPR-Vorschriften zum Schutz der Mitarbeiterdaten erfüllt.
- Wählen Sie das Berichtsmodul
Wählen Sie die spezifischen Daten, über die Sie berichten möchten, wie z. B.:
- Anwesenheit
- Gehaltsabrechnung
- Leistungsmetriken
- Rekrutierungsdaten
- Drag-and-Drop-Felder
Verwenden Sie verfügbare Felder wie Mitarbeiter-ID, Abteilung oder Datumsbereich, um Ihren Datensatz zu erstellen. Filtern Sie z. B. nach Mitarbeitern in der Marketingabteilung mit einer Betriebszugehörigkeit von mehr als 1 Jahr.
- Benutzerdefinierte Filter anwenden
Verwenden Sie Filter, um Ihre Daten zu verfeinern, z. B. die Mitarbeiterleistung im letzten Quartal oder die Lohnkosten pro Abteilung.
- Bericht Layouts entwerfen
Passen Sie an, wie Ihre Daten angezeigt werden:
- Sortieren Sie nach Abteilung, Rolle oder Gehalt
- Wenden Sie bedingte Formatierungen an, um wichtige Kennzahlen hervorzuheben (z. B. Mitarbeiter mit hohen Fehlzeiten)
- Exportieren oder automatisierte Weitergabe
Berichte können als PDF-, Excel- oder CSV-Dateien exportiert werden. Sie können auch die regelmäßige Übermittlung von Berichten an Personalleiter oder Manager automatisieren.
Schritt für Schritt: Erstellen von benutzerdefinierte Berichte für Projekte und Vorgänge
Für Projektmanager ist die Verfolgung von Zeitplänen, Budgets und Ressourcenzuweisungen von entscheidender Bedeutung. Benutzerdefinierte Berichte helfen Ihnen, den Überblick zu behalten – vom Projektstatus bis hin zur Arbeitsbelastung des Teams.
Schritte zur Erstellung projektbezogener Berichte:
- Öffnen Sie das Berichtstool in Ihrer PM-Plattform
Unabhängig davon, ob Sie Odoo, Trello oder DoInsight verwenden, öffnen Sie das Projektberichts-Dashboard, um mit der Erstellung benutzerdefinierter Berichte zu beginnen.
- Wählen Sie einen Berichtstyp
Überlegen Sie, welche Art von Projektbericht Sie benötigen:
- Zeiterfassungsbögen nach Aufgabe
- Projektstatus nach Kunde
- Budget vs. tatsächliche Kosten
- Filter hinzufügen
Schränken Sie Ihren Bericht durch Filter wie Projektname, Manager, Zeitplan oder Abteilung ein.
- Verknüpfung mit anderen Modulen (optional)
Einige Plattformen, darunter DoInsight, ermöglichen die Integration von Projektdaten mit anderen Modulen (z. B. Buchhaltung, HR). So erhalten Sie eine ganzheitliche Sicht auf Ihre Projekte.
- Visualisierung anpassen
Verwenden Sie Tools wie Gantt-Diagramme, Pivot-Tabellen oder einfache Dashboards, je nach Zielgruppe – Projektmanager, Abteilungsleiter oder C-Suite-Führungskräfte.
- Freigeben & Automatisieren
Exportieren Sie Ihre benutzerdefinierte Berichte in Präsentationen oder automatisieren Sie regelmäßige Aktualisierungen, um die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
Profi-Tipps für alle Plattformen
- Konsistente Namenskonventionen verwenden: Achten Sie auf einheitliche Namenskonventionen für Felder und Zeitrahmen in allen Ihren Systemen.
- Verbinden Sie CRM, HRMS und Projektwerkzeuge über APIs: Die Integration dieser Systeme über APIs oder Plattformen wie DoInsight rationalisiert die Berichterstattung und stellt sicher, dass alle Daten miteinander verbunden sind.
- Regelmäßige Aktualisierung benutzerdefinierter Berichte: Aktualisieren Sie Ihre benutzerdefinierte Berichte, wenn sich Ihre geschäftlichen Anforderungen weiterentwickeln, um veränderte KPIs oder Teamziele zu berücksichtigen.
- Wiederverwendbare Vorlagen verwenden: Sparen Sie Zeit, indem Sie wiederverwendbare Vorlagen für monatliche oder vierteljährliche Berichte erstellen.
Reibungsloses Arbeiten über CRM, HRMS und Projekte hinweg?
DoInsight bietet das perfekte Paket für deutsche Unternehmen, die eine Lösung suchen, mit der sie Kundenraten, Mitarbeiterworkflows und Projekte in einem verwalten können. Egal ob Vertrieb, Personalwesen oder Projekte, alles wird von DoInsight vollständig miteinander integriert. DoInsight verbindet CRM mit HRM- und Projektmanagement-Tools und ermöglicht es Kunden, ihre Abläufe in Bezug auf Zusammenarbeit und Produktivität effizienter zu gestalten und gleichzeitig lokale Vorschriften wie die GDPR einzuhalten.
Fazit
Mit benutzerdefinierte Berichten aus CRM, HRMS und Projekten können Sie Daten in Leistungsverfolgung, Workflow-Optimierung und bessere Entscheidungsfindung umwandeln. Mit diesen Schritten und leistungsstarken Tools wie DoInsight können wir Berichte erstellen, die nicht nur Ihre Anforderungen erfüllen, sondern auch Ihr Unternehmen voranbringen. Kontaktieren Sie uns unter (Nummer) für weitere Informationen oder um DoInsight zu nutzen. Lassen Sie uns Ihnen helfen, intelligenter zu arbeiten und bessere Ergebnisse zu erzielen!
