Die Verwaltung von Entfernte Teams ist in der heutigen digitalen Welt zu einer Notwendigkeit für Unternehmen geworden und bietet Möglichkeiten zur Innovation von Prozessen und zur Steigerung der Effizienz. Nehmen Sie zum Beispiel die deutschen Unternehmen, die jetzt ein flexibles Arbeitssystem haben; Effizienz im Management von Remote-Mitarbeitern könnte solchen Organisationen eine deutlich höhere Produktivität bringen und über kulturelle Grenzen hinweg eine Hochleistungskultur schaffen. Kommunikation mag zwar wichtig sein, ist aber bei weitem nicht der einzige Beitrag zum erfolgreichen Management von Remote-Teams; Produktivität, Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit erfordern robuste Systeme, und eines der wichtigsten Werkzeuge dafür ist eine Projektverfolgungs software.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung von Projektverfolgungs Tools zur Verbesserung des Managements von Remote-Teams für bessere organisatorische Ergebnisse anhand eines Fallbeispiels eines in Deutschland ansässigen Unternehmens. Einige vertrauenswürdige Ressourcen würden wirklich Licht ins Dunkel bringen, und zwar in Bezug auf den Aufbau oder die Aufrechterhaltung von produktiven Entfernte Teams.
Schritt 1: Ermitteln Sie die Bedürfnisse Ihres Teams und wählen Sie das richtige Projektverfolgungs tool
Aufgrund der Einzigartigkeit jedes Teams sind auch seine Anforderungen einzigartig. Nehmen Sie sich daher Zeit, die Bedürfnisse Ihres Teams zu ermitteln, bevor Sie sich für ein Projektverfolgungs tool entscheiden, damit Sie ein Tool auswählen können, das Ihren Unternehmenszielen am besten gerecht wird. Ganz gleich, ob Sie mit einer großen Gruppe von Mitarbeitern, einem speziellen Softwareentwicklungsprojekt oder einer Marketingkampagne zu tun haben, die Kenntnis Ihres allgemeinen Projektmanagement-Stils ist für eine gute Tool-Auswahl sehr hilfreich.
Fragen, die Sie berücksichtigen sollten:
- Wie viele Mitglieder gehören zu Ihrem Team? Größere Teams benötigen in der Regel stärkere Kollaborations- und Kommunikationsfunktionen von Tools, während für kleinere Teams ein einfacheres Aufgabenmanagement produktiver sein kann.
- Welche Art von Projekten verwalten Sie? Jira oder Monday.com eignen sich am besten für Ihre Technologie- oder Softwareprojekte und Trello und Asana für Ihre Marketingkampagnen oder Kundenprojekte.
- Was ist Ihre bevorzugte Arbeitsweise? Wenn Sie nach Agile, Waterfall oder einer Mischform arbeiten, können Tools wie ClickUp oder Basecamp an diese Arbeitsweise angepasst werden.
Beliebte Tools zur Projektverfolgungs für deutsche Unternehmen:
- Trello: Perfekt für visuelles Aufgabenmanagement und einfache Workflows.
- Asana: Hervorragend geeignet für die Zusammenarbeit im Team und die Ausrichtung auf die Projektziele.
- Basecamp: Ideal für Teams, die Wert auf Einfachheit und starke Kommunikationsfunktionen legen.
- ClickUp: Am besten geeignet für Teams, die Flexibilität bei verschiedenen Projekttypen und -größen benötigen.
Indem Sie Ihr Projektmanagement-Tool auf die Bedürfnisse Ihres Teams abstimmen, schaffen Sie die Voraussetzungen für eine bessere Zusammenarbeit, Effizienz und Erfolg.
Schritt 2: Klare Erwartungen und Fristen festlegen
Die Festlegung der primären Ziele und Erwartungen ist umso wichtiger, wenn man Entfernte Teams in einem sehr heterogenen Land wie Deutschland leitet; ein effektives Team kann sogar über Zeitzonen und Regionen hinweg arbeiten. Projektverfolgungs tools, die die Erstellung von genau definierten Zielen, Meilensteinen und Aufgaben ermöglichen, sind die Plattform, mit der jedes Teammitglied die eigenen Verantwortlichkeiten sieht und kennt.
Trello, Asana und ähnliche Strukturprogramme ermöglichen es Ihnen, Fristen zu setzen, den Fortschritt zu verfolgen und die Erledigung von Aufgaben zu markieren, und zwar auch mit verschiedenen Zeiterfassungsfunktionen, mit denen Sie bestimmte Meilensteine festlegen können, die fristgerecht und genau eingehalten werden müssen.
Profi-Tipp: Verwenden Sie Zeitzonen-Konverter und Zeitplan-Tools wie die Automatisierungssuite von Zapier, um Aufgaben über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg zu synchronisieren und so eine reibungslose Kommunikation und ein effizientes Aufgabenmanagement zu gewährleisten.
Schritt 3: Fördern Sie die Zusammenarbeit mit Kommunikationsfunktionen
Die Kommunikation ist nach wie vor eine der größten Herausforderungen für Entfernte Teams. Bei der Auswahl des richtigen Projektmanagement-Tools sollte es nicht nur um die Zuweisung von Aufgaben gehen. Es sollte auch die Zusammenarbeit und nahtlose Kommunikationskanäle wie Chats und Diskussionsforen fördern. Ob über direkte Nachrichten, Gruppenchats oder Kommentar-Threads innerhalb von Aufgaben – die Teammitglieder sollten trotz ihrer unterschiedlichen geografischen Lage in der Lage sein, miteinander zu kommunizieren.
Die besten Tools zur Förderung der Zusammenarbeit:
- Basecamp: Bietet eine Funktion namens Campfires für Instant Messaging, die die Kommunikation mühelos macht.
- Slack: Slack ist zwar kein traditionelles Projektmanagement-Tool, lässt sich aber mit Plattformen wie Trello und Asana integrieren, um stabile Kommunikationskanäle zu schaffen.
- Monday.com: Erleichtert die Zuweisung von Aufgaben und die Verfolgung von Aktualisierungen, damit alle über den Projektfortschritt auf dem Laufenden bleiben.
Was macht es so wichtig? Der Erfolg von Entfernte Teams hängt im Wesentlichen von den Technologien ab, die ihnen helfen, effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Die Einbindung und Information der Teammitglieder steigert deren Produktivität und hebt die Arbeitsmoral.
Schritt 4: Verwendung von Projekt-Dashboards für Echtzeit-Transparenz
Die Bereitstellung von sofortiger Transparenz über den Zustand eines Projekts ist einer der wichtigsten Aspekte von Projektverfolgungs Tools. Dashboards bieten den Projektmanagern einen Überblick über die Geschehnisse im gesamten funktionsübergreifenden Team, darüber, wer woran arbeitet und ob die Ergebnisse eingehalten werden.
Die wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Gantt-Diagramme zur Verfolgung von Zeitplänen und Abhängigkeiten (ideal für Softwareentwicklung und Marketingkampagnen).
- Kanban-Tafeln zur Priorisierung von Aufgaben und zur Überwachung des Fortschritts.
- Fortschrittsbalken und Statusaktualisierungen zur schnellen visuellen Verfolgung des Projektabschlusses.
Für in Deutschland ansässige Teams, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, bieten Dashboards einen zentralen Ort für die Überwachung des Fortschritts, wodurch die Notwendigkeit ständiger Rückfragen entfällt.
Schritt 5: Fördern Sie die Rechenschaftspflicht mit regelmäßigen Kontrollen und Berichten
Selbst die besten Projektverfolgungs werkzeuge benötigen regelmäßige Kontrollen und Leistungsüberprüfungen, um wirklich zu funktionieren. In Entfernte Teams werden für die Rechenschaftspflicht alle Arten von Kontrollen und Gegenkontrollen eingesetzt, und der Mangel an persönlicher Anwesenheit kann manchmal zu schleichenden Motivationsverlusten und Verzögerungen bei der Erledigung von Aufgaben führen. Moderne Projektmanagement-Tools wie DoInsight bieten praktische Funktionen wie automatische Berichte und Zeiterfassung, die wiederum helfen, die Arbeitsbelastung, den Aufgabenfortschritt und die für jedes Projekt aufgewendete Zeit im Auge zu behalten. Mit geplanten Check-Ins und automatisierten Berichten wird niemand in Rückstand geraten.
Profi-Tipp: Richten Sie automatische Berichte für Zeit, Aufgaben und Fristen ein, damit Sie einen Echtzeitüberblick über den Zustand des Projekts haben und alle notwendigen Maßnahmen ergreifen können.
Schritt 5: Fördern Sie die Rechenschaftspflicht mit regelmäßigen Kontrollen und Berichten
Selbst die besten Projektverfolgungswerkzeuge benötigen regelmäßige Kontrollen und Leistungsüberprüfungen, um wirklich zu funktionieren. In Remote-Teams werden für die Rechenschaftspflicht alle Arten von Kontrollen und Gegenkontrollen eingesetzt, und der Mangel an persönlicher Anwesenheit kann manchmal zu schleichenden Motivationsverlusten und Verzögerungen bei der Erledigung von Aufgaben führen. Fortgeschrittene Projektmanagement-Tools wie DoInsight bieten nützliche Funktionen wie automatisierte Berichte und Zeiterfassung, die wiederum helfen, die Arbeitsbelastung, den Aufgabenfortschritt und die für jedes Projekt aufgewendete Zeit im Auge zu behalten. Mit geplanten Check-Ins und automatisierten Berichten wird niemand in Rückstand geraten.
Profi-Tipp: Richten Sie automatische Berichte für Zeit, Aufgaben und Fristen ein, damit Sie einen Echtzeitüberblick über den Zustand des Projekts haben und alle notwendigen Maßnahmen ergreifen können.
Schritt 6: Überprüfen Sie den Projektablauf und passen Sie ihn bei Bedarf an
Dies erfordert regelmäßig Flexibilität bei sich ändernden Szenarien der Fernarbeit. Dies erstreckt sich sogar darauf, wie sich das Projektmanagement mit der damit verbundenen Arbeit entwickelt. Anhand von Berichten und Dashboards, die aus projektbezogenen Daten erstellt werden, lassen sich die regelmäßige Überprüfung und Anpassung von Arbeitsabläufen, die Neuzuweisung von Aufgaben und die Feinabstimmung des Projektzeitplans auf eine effektivere Praxis reduzieren.
Iterative Überprüfung: Überprüfen Sie Ihr Projektverfolgungs system wöchentlich, um Engpässe zu erkennen, Zeitpläne zu ändern und Strategien zu überarbeiten. Feedback-Schleifen: Bitten Sie Ihr Remote-Team um Feedback zu den Verfolgungs- und Management-Tools und -Prozessen über den Arbeitsablauf. Kontinuierliche Verbesserung ist der Schlüssel zu einer effektiven Remote-Teamumgebung.
Warum DoInsight für das Management von Remote-Teams wählen?
Wenn Sie ein deutsches Unternehmen sind, das das Management seiner Entfernte Teams verbessern möchte, ist DoInsight die richtige Lösung für Sie. DoInsight ist nicht nur auf die einfache Projektverfolgungs spezialisiert, sondern umfasst auch CRM- und HRM-Funktionen, um die Verwaltung von Entfernte Teams, Kundenbeziehungen und Mitarbeiter-Workflows über eine einzige Plattform zu ermöglichen.
Merkmale von DoInsight:
- Echtzeit-Dashboards zur Verfolgung der Teamleistung und des Projektfortschritts.
- Automatisierte Berichte für die Verfolgung von Aufgaben, Zeiten und Ergebnissen.
- Nahtlose Integration mit Kommunikations- und Projektmanagement-Tools.
- Umfassendes Projektmanagement, das Produktivität mit der Optimierung der Arbeitsabläufe der Mitarbeiter verbindet.
Schlussfolgerung: Verwalten Sie Entfernte Teams wie ein Profi mit Projektverfolgungs tools
Es ist gar nicht so schwierig, Entfernte Teams zu verwalten. Der Einsatz eines geeigneten Projektfortschritts-Tools wie Asana, Trello, Monday.com oder ClickUp sorgt für eine höhere Produktivität und eine effizientere Kommunikation, während gleichzeitig eine reibungslose zeitzonenübergreifende Abstimmung Ihres Teams gewährleistet wird. Mit den richtigen Tools, regelmäßigen Check-Ins und dem Willen zur ständigen Verbesserung können Entfernte Teams Ergebnisse erzielen, für die sich Unternehmensteams nicht schämen würden. Besuchen Sie DoInsight, um weitere Informationen und professionelle Anleitungen zu den besten Praktiken für ein effektives Management von Entfernte Teams zu erhalten. Erfahren Sie, wie diese Tools Teams in die Lage versetzen, intelligenter zu arbeiten und mehr Ergebnisse zu erzielen. Mit der richtigen Einstellung und den besten Tools kann Ihr Team mit der Entwicklung der Fernarbeit neue Erfolge erzielen.
