Der Wandel der Arbeitswelt in Deutschland schreitet von Tag zu Tag schneller voran. Der Wandel, der hier zu beobachten ist, ist die Digitalisierung. Unter den vielen Veränderungen ist eine der auffälligsten die Innovation in den Personalabteilungen und deren Funktionsweise. Während sich andere Funktionen zum Besseren verändern, ist eine der wichtigsten Funktionen zunehmend unverzichtbar geworden, nämlich der Mitarbeiter-Self-Service. Da moderne Unternehmen heute auf Effizienz, Transparenz, Kompetenz und eine bessere Mitarbeiterbindung setzen, sind Mitarbeiter-Self-Service Portale keine High-End-Funktion mehr, sondern eine Notwendigkeit für jede fortschrittliche HRM-Software.
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, warum deutsche Unternehmen Employee-Self-Service-Portale benötigen und wie diese dazu beitragen, sich an die lokale Arbeitskultur anzupassen. Außerdem erfahren Sie, wie sich dadurch die Abläufe in den verschiedenen Abteilungen verbessern. Wir werden auch diskutieren und aufzeigen, warum führende Plattformen wie DoInsights Maßstäbe setzen, indem sie ein leistungsstarkes Self-Service-Portal für Mitarbeiter in Deutschland anbieten.
Was ist Mitarbeiter-Self-Service?
Bevor wir uns mit den Feinheiten des Personalmanagements befassen, wollen wir zunächst einmal klären, was Mitarbeiter-Self-Service eigentlich bedeutet. Es handelt sich dabei um eine Funktion innerhalb einer HRM-Software, mit der Mitarbeiter auf ihre persönlichen Daten, Dokumente und HR-bezogenen Aufgaben zugreifen und diese verwalten können – ohne für jede kleine Anfrage die Personalabteilung kontaktieren zu müssen.
Mit Hilfe des Mitarbeiter-Self-Service können die Mitarbeiter folgende Aufgaben ausführen:
- Die Mitarbeiter können ihre persönlichen Daten (Adresse, Bankverbindung, Notfallkontakte) einsehen und bearbeiten.
- Sie können Urlaubsanträge stellen und die Genehmigung ihrer Urlaubstage verfolgen.
- Die Mitarbeiter haben direkten Zugriff auf Gehaltsabrechnungen, Steuerformulare und Daten zu Sozialleistungen.
- Außerdem können sie sich für Schulungen oder Firmenveranstaltungen anmelden.
- Die Mitarbeiter können außerdem Compliance-Dokumente aktualisieren und ihre eigenen Onboarding-Schritte abschließen.
Diese Digitalisierung der HR-Funktionen und -Interaktionen hat den Verwaltungsaufwand drastisch reduziert und den Mitarbeitern gleichzeitig mehr Kontrolle über ihre Arbeits- und Lebensdaten gegeben.
Warum Mitarbeiter-Self-Service am deutschen Arbeitsplatz wichtig ist
1. Transparenz und Struktur am Arbeitsplatz
In einem Land wie Deutschland legen die dort tätigen Unternehmen und Behörden Wert auf eine Arbeitskultur, die sich durch klare Strukturen, Fairness und Compliance auszeichnet. Daher unterstützt der Mitarbeiter-Self-Service in Deutschland Folgendes:
- Vollständige Transparenz bei Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen.
- Systematische Prozesse für Mitarbeiter, die Urlaub beantragen oder ihre Daten aktualisieren möchten.
- Dokumentation aller Interaktionen – unerlässlich für Audits und Compliance.
Diese Funktion stellt sicher, dass die Mitarbeiter genau wissen, was sie erwartet, und dass die Personalabteilungen vollständig mit den Erwartungen des Betriebsrats im Einklang bleiben.
2. Datenschutz und Einhaltung der DSGVO
Deutschland ist ein Land, in dem strenge gesetzliche Vorschriften gelten, die in Situationen zu befolgen sind, in denen Daten involviert sind und geschützt werden müssen. Dies macht Selbstbedienungsportale für Mitarbeiter umso relevanter und wichtiger, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt behandelt werden.
- Die Mitarbeiter haben nur vollständigen Zugriff auf ihre eigenen Daten.
- Digitale Berechtigungen und rollenbasierte Zugriffskontrollen verhindern unbefugte Änderungen.
- Audit-Trails und Verschlüsselung gewährleisten die Einhaltung der DSGVO.
Die besten Selbstbedienungsportale für Mitarbeiter-Self-Service stärken nicht nur die Nutzer, sondern schützen auch die Rechte der Belegschaft gemäß den deutschen und EU-Gesetzen.
3. Mitarbeiter in einer hybriden Welt stärken
Nach dem Ausbruch der Pandemie sind Unternehmen, die mit einem hybriden Arbeitsmodell oder einem Remote-Arbeitsmodell arbeiten, in Deutschland gang und gäbe; die Mitarbeiter erwarten Flexibilität bei der Verwaltung ihrer eigenen HR-Aufgaben. Daher sind die Self-Service-Portale für Mitarbeiter die Brücke zwischen den HR-Abteilungen und den Remote-Teams, die nicht physisch anwesend sind.
- Durch den cloudbasierten Zugriff können die Mitarbeiter ihre HR-Aufgaben überall und jederzeit erledigen.
- Die mobile Zugänglichkeit erhöht die Reaktionsfähigkeit und den Komfort.
- Durch die Verknüpfung mit Kalendern und Kommunikationswerkzeugen bleibt alles synchronisiert.
Diese Selbstversorgungsfunktion für die Mitarbeiter wird umso wertvoller, wenn die HR-Mitarbeiter eine verteilte oder wachsende Belegschaft unterstützen.
Wichtige Merkmale eines effektiven Mitarbeiter-Self-Service Portals
Achten Sie bei der Beurteilung und Bewertung von HRM-Software mit Mitarbeiter-Self-Service Portal-Funktionalität auf folgende wichtige Merkmale:
1. Verwaltung persönlicher Daten
Eine Kernfunktion des Mitarbeiter-Self-Service besteht darin, Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre persönlichen Daten zu aktualisieren.
- Aktualisierung von Adress- und Kontaktdaten.
- Änderungen der Bankverbindung.
- Notfallkontakte und Angehörige.
Dadurch bleiben die Daten korrekt und es entfällt der E-Mail-Verkehr zwischen Mitarbeitern und der Personalabteilung.
2. Digitale Urlaubsanträge und Anwesenheitserfassung
Die manuelle Beantragung von Urlaub ist längst überholt. Mit dem Mitarbeiter-Self-Service-Portal können die Mitarbeiter:
- ihren Urlaubssaldo in Echtzeit einsehen und sich darüber informieren.
- Sie können Urlaubs- oder Krankmeldungen direkt über das Portal einreichen.
- Die Mitarbeiter müssen nicht zur Personalabteilung laufen, sondern können ihre genehmigten oder noch ausstehenden Urlaubstage sofort einsehen.
Für Unternehmen, die in Deutschland tätig sind, ist der Jahresurlaub gesetzlich geregelt und muss erfasst werden. Diese Funktion sorgt daher für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und spart Zeit.
3. Zugriff auf Gehaltsabrechnungen und Dokumente
Die Mitarbeiter benötigen regelmäßig schnellen Zugriff auf ihre Gehaltsunterlagen, insbesondere wenn sie ihre Steuererklärung einreichen oder einen Kredit beantragen müssen.
- Herunterladen von Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und Verträgen.
- Jederzeitiger Zugriff auf alte Unterlagen, ohne die Personalabteilung kontaktieren zu müssen.
- Die Mitarbeiter können sensible Dokumente außerdem sicher verschlüsselt speichern.
Dieses Mitarbeiter-Self-Service Portal für Mitarbeiter hilft dem Unternehmen somit, papierlos zu arbeiten und seine Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.
4. Tools für Schulungen und Weiterbildungen
Unternehmen in Deutschland legen großen Wert auf die kontinuierliche Weiterbildung ihrer Mitarbeiter, um deren Fähigkeiten und Talente zu fördern. Daher tragen Self-Service-Portale dazu bei, eine Kultur der Weiterentwicklung zu fördern.
- Die Mitarbeiter können sich für interne oder externe Schulungsprogramme anmelden.
- Die Mitarbeiter können auch ihre Fortschritte und Zertifizierungen verfolgen.
- Die Mitarbeiter können Benachrichtigungen einrichten, um Erinnerungen für obligatorische Compliance-Schulungen zu erhalten.
Wenn dieselben Systeme mit einem umfassenderen HRMS (Human Resource Management System) verknüpft sind, fließen die Maßnahmen, die sie zur Anmeldung ergreifen, auch in die Leistungsbeurteilungen und die Karriereplanung ein.
5. Onboarding- und Offboarding-Prozesse
Die Self-Service-Portale für Mitarbeiter sind nicht nur für Mitarbeiter gedacht, die schon lange im Unternehmen tätig sind. Sie spielen auch in der Onboarding- und Offboarding-Phase eine wichtige Rolle.
- Neue Mitarbeiter können vor ihrem Eintritt Formulare ausfüllen, ihre Ausweise hochladen und Richtlinien einsehen.
- Austretende Mitarbeiter können Checklisten ausfüllen und abschließende Dokumente herunterladen.
- Beide Prozesse werden strukturiert, konform und wesentlich schneller.
Dank dieser Funktionen der Mitarbeiter-Self-Service Portale verlaufen der Mitarbeiterlebenszyklus und das Ende des Lebenszyklus in einem Unternehmen reibungslos, und der Übergang erfolgt problemlos.
Vorteile von Mitarbeiter-Self-Service für HR-Teams und Arbeitgeber
Die Einführung einer leistungsstarken Mitarbeiter-Self-Service Plattform in Ihrer HRM-Software bietet weitreichende Vorteile:
- Geringerer Verwaltungsaufwand: HR-Teams verbringen weniger Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben.
- Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Die Mitarbeiter fühlen sich gestärkt und vertraut.
- Schnellere Entscheidungsfindung: Der Zugriff auf Daten in Echtzeit beschleunigt Genehmigungen und Prozesse.
- Erhöhte Datengenauigkeit: Die direkte Dateneingabe reduziert Fehler und Inkonsistenzen.
- Höheres Engagement: Die Mitarbeiter interagieren häufiger mit dem HR-System, was zu einer besseren Compliance und Teilnahme an HR-Initiativen führt.
Warum DoInsights in Deutschland führend im Bereich Mitarbeiter-Self-Service ist
Wir bei DoInsights wissen, dass die Personalabteilung von heute digital arbeiten, mobil sein und sich auf die Mitarbeiter konzentrieren muss. Aus diesem Grund haben wir eine HRM-Software entwickelt und aufgebaut, deren Kernstück ein Mitarbeiter-Self-Service Portal ist.
Hier sind die Gründe, warum DoInsights für deutsche Unternehmen die bevorzugte Wahl ist:
- DSGVO-konforme Architektur mit verschlüsselten Daten und lokalisierten Servern.
- Anpassbare Portale, die auf die Richtlinien und Kultur des Unternehmens zugeschnitten sind.
- Mehrsprachige Benutzeroberfläche, einschließlich vollständiger Unterstützung für deutsche Mitarbeiter.
- Nahtlose Integration mit Anbietern von Gehaltsabrechnungen, Compliance und Sozialleistungen.
- Mobile-First-Design, das den Mitarbeiter-Self-Service auch unterwegs zugänglich macht.
DoInsights reduziert den Verwaltungsaufwand, erhöht die Transparenz und verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit. Dabei wird sichergestellt, dass die deutschen Arbeitsgesetze und Datenschutzbestimmungen strikt eingehalten werden.
Fazit
Die Mitarbeiter von heute erwarten digitale Kompetenz und Komfort. Daher ist Mitarbeiter-Self-Service für deutsche Unternehmen mittlerweile eher eine Notwendigkeit als ein Luxus. Diese Funktion steht im Einklang mit der lokalen Kultur, den rechtlichen Erwartungen und dem Arbeitsrecht in Deutschland. Durch den Einsatz des richtigen Mitarbeiter-Self-Service in Deutschland geben Sie Ihrem Team die Werkzeuge an die Hand, die es benötigt, um intelligenter, unabhängiger und schneller zu arbeiten.
Unabhängig davon, ob Sie ein mittelständisches Unternehmen oder ein Großkonzern sind, ein robustes Mitarbeiter-Self-Service Portal hilft Ihnen dabei, Prozesse zu optimieren, die Arbeitsbelastung der Personalabteilung zu reduzieren und die Mitarbeitererfahrung zu verbessern.
Wir bei DoInsights glauben an die Transformation der Personalabteilung durch intelligentes, mitarbeiterorientiertes Design. Unsere HRM-Software bietet alles, was Ihr Unternehmen braucht, um erfolgreich zu sein – und Mitarbeiter-Self-Service ist das Herzstück davon.
