Deutschland hat eines der am stärksten regulierten Arbeitsumfelder in Europa: Unternehmen können sich den Anforderungen an die Einhaltung von Gesetzen zu Arbeitnehmerrechten, Datenschutz und Unterstützung von Mitarbeitern nicht entziehen. In Anbetracht der verstärkten Kontrolle von Unternehmen und der zunehmenden gesetzlichen Verpflichtungen für Arbeitgeber sind HRMS und Einhaltung von Gesetzen zunehmend in den Fokus von Arbeitgebern gerückt. Organisationen, egal ob es sich um kleine Unternehmen oder große Organisationen handelt, müssen in der Lage sein, HR-Prozesse genau, transparent und in voller Übereinstimmung mit den Gesetzen abzuwickeln.
Das bedeutet, dass HRM-Software nicht mehr nur als Werkzeug zur Verwaltung von Zeit und Anwesenheit gesehen wird, sondern in Deutschland an vorderster Front steht, wenn es darum geht, gesetzeskonforme Personalarbeit für Unternehmen zu gewährleisten. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie Unternehmen HRMS und Einhaltung von Gesetzen als Teil des “Business as usual” nutzen.
Warum deutsche Unternehmen HRMS für die Einhaltung von Gesetzen brauchen
Die deutschen Arbeitsgesetze sind detailliert und komplex und umfassen Bereiche wie:
- Arbeitnehmerdatenschutz gemäß GDPR
- Vertragliche Verpflichtungen und Arbeitszeiten der Mitarbeiter
- Aufzeichnungen zu Gesundheit und Sicherheit
- Aufzeichnungen über Urlaub/Abwesenheit und Fernarbeit
HRMS kann dazu beitragen, fehleranfällige Berichte und die Überwachung all dieser Anforderungen zu vermeiden. Durch die Einführung von HRMS kann die Wahrscheinlichkeit von Rechtsstreitigkeiten, Strafen und Beschäftigung Prüfungen verringert werden.
Schlüsselfunktionen, die HRMS und Einhaltung von Gesetzen unterstützen
1. Verwaltung von Mitarbeiterdaten
Eine der wichtigsten Funktionen von HRM-Software ist die Pflege genauer, aktueller Unterlagen.
- Dazu gehören Verträge, Kopien von Ausweisen, Qualifikationen usw.
- Behält die Zugriffskontrolle je nach Benutzerrolle bei.
- Hilft bei der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Speicherfristen.
Diese Funktion unterstützt HRMS und Einhaltung von Gesetzen, da alle Dokumente nachvollziehbar und prüfbar bleiben.
2. GDPR-Konformität und Datenschutz
Deutsche Arbeitgeber müssen gründliche Richtlinien einhalten, die ihre Verantwortung für den Datenschutz umreißen. Die Einhaltung von HRMS unterscheidet sich nicht allzu sehr von der Einhaltung der GDPR.
- Es verschlüsselt personenbezogene Daten und verfolgt eine Zugriffshistorie.
- Die Mitarbeiter können ihre eigenen Daten Berechtigungseinstellungen verwalten.
- Warnungen bei Verstößen gegen die Datenzugriffs-Regeln für Mitarbeiter.
Mit Hilfe von HRM-Software können Unternehmen zeigen, dass sie die Datenschutzrechte ihrer Mitarbeiter respektieren und gleichzeitig die Verpflichtungen zur Datenerfassung und Berichterstattung einhalten.
3. Zeiterfassung und Arbeitszeitregelung
Deutschland hat die Arbeitszeiten gesetzlich geregelt. Eine HRM-Software mit Zeiterfassungsfunktion kann dabei helfen:
- Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen.
- Berechnung der Gesamtarbeitszeit, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten nicht überschritten werden.
- Bereitstellung von Berichten zur Überprüfung im Falle einer Inspektion.
HRMS und Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften stellen sicher, dass der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er die zeitabhängigen Verpflichtungen am Arbeitsplatz erfüllt hat.
4. Dokumentiertes Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
Alle Abwesenheiten, z. B. Krankheitsurlaub, Urlaub, Elternzeit usw., müssen dokumentiert werden und zur Überprüfung abrufbar sein.
- Anträge oder Genehmigungen werden mit vollständigen Metadaten dokumentiert.
- Physische Anhänge wie z. B. ärztliche Bescheinigungen werden sicher aufbewahrt.
- Der Arbeitgeber kann die gesetzlichen Ansprüche der Mitarbeiter verfolgen.
Diese HRMS-Funktionen unterstützen die Einhaltung von Gesetzen, da sie sicherstellen, dass der Urlaub in Übereinstimmung mit den Richtlinien dokumentiert wird.
5. Sicherheits- und Gesundheitsprüfungen am Arbeitsplatz
In einigen deutschen Branchen sind Sicherheits- und Gesundheitsprüfungen gesetzlich vorgeschrieben.
- HRM-Lösungen können alle relevanten Unterlagen zu Sicherheits- und Gesundheitsschulungen enthalten.
- Es können automatische Warnmeldungen zur Erinnerung und Planung von Kontrollen eingerichtet werden.
- Berichte helfen, die Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen.
Das bedeutet auch, dass bei der Betrachtung von HRMS und Gesetzen alle physischen Arbeitsplatz Verantwortlichkeiten gleich behandelt werden können, und zwar mit einer HRM-Lösung.
6. Digitale Prüfpfade
Unternehmen müssen im Falle einer Prüfung oder eines Rechtsstreits klar dokumentieren können, was sich geändert hat.
- Alle Aktualisierungen werden aufgezeichnet.
- Welcher Benutzer hat auf was zugegriffen und wann.
- Dies unterstützt die Disziplin und Verantwortlichkeit der Personalabteilung in den Arbeitsabläufen.
Im Zusammenhang mit HRMS und dem Gesetz kann ein solcher digitaler Pfad als Rechtsschutz dienen.
7. Vertragsmanagement und Kündigungsregeln
In Deutschland ist das Arbeitsrecht sehr genau geregelt, wie Arbeitgeber mit Arbeitsverträgen oder Kündigungen umgehen müssen.
- Vorlagen stellen sicher, dass die Verträge rechtskonform sind.
- Die Kündigung Schritte sind vordefiniert, um rechtliche Konflikte zu vermeiden.
- Kündigungen und Schriftverkehr werden archiviert.
Dies gibt Arbeitgebern einen guten Rahmen, um sicherzustellen, dass sie fair sind und dass ihre Entscheidungen rechtmäßig sind und besser noch elektronisch über eine HRM-Software getroffen werden.
HRMS und Einhaltung : Mehr als nur ein Trend
Für Unternehmen in Deutschland ist HRMS gleichbedeutend mit Rechtssicherheit. Der unaufhaltsame Vorstoß der Personalabteilung zum Einsatz von Technologie zur Erledigung von HR-Aufgaben wird durch rechtliche Anforderungen und Vorschriften und nicht nur durch betriebliche Anforderungen und Budgets unterstützt. Von GDPR über die tägliche Arbeitszeit bis hin zu den Zeiten für die Überprüfung der Dokumentation werden alle Aspekte des Personalwesens unter die Lupe genommen.
Unternehmen, die es versäumen, eine seriöse HRM-Software effektiv zu implementieren, sind nicht nur mit betrieblichen Ineffizienzen konfrontiert. Sie setzen sich Risiken aus, riskieren Reputationsverluste, ganz zu schweigen von der Unzufriedenheit der Mitarbeiter.
Abschließende Überlegungen
Für den Arbeitgeber in Deutschland bedeutet HRMS Rechtssicherheit, und Rechtssicherheit ist folglich HRMS. Mit zunehmenden Vorschriften und Kontrollen wird der Bedarf an zuverlässigen Systemen, die Genauigkeit, Datenschutz und Verantwortlichkeit gewährleisten, weiter steigen.
Die Zeit ist reif, egal ob Sie ein Startup-Unternehmen oder ein bedeutender Arbeitgeber in Deutschland sind und ob Ihre HR-Tools rechtlich mithalten können oder nicht. HRM-Software kann zwar niemals Ihre Mitarbeiter ersetzen, aber HRM-Software kann Sie vor den Entscheidungen Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens schützen, so dass Ihre Investition nicht nur betriebswirtschaftlich ausgerichtet ist. Sie ist auch ein Bekenntnis zur rechtlichen Verantwortung und zu Ihren beruflichen Verpflichtungen.
