Die Datenschutzbestimmungen in Deutschland gehören zu den strengsten der Welt. CRM-Software für deutsche Unternehmen muss die Datenschutz-Grundverordnung und die nationalen Datenschutzgesetze einhalten. Die GDPR und die deutsche Gesetzgebung unterscheiden sich in einigen Punkten; Prozesse aufbauen, Aufzeichnungen erhalten, Details speichern, wer Zugriffsrechte hat, usw., in Bezug auf Kundeninformationen mit GDPR und deutschen Vorschriften strenge Verpflichtungen auferlegen. Das heißt, dass jedes Unternehmen rechtlichen Risiken ausgesetzt ist, wenn es kein sicheres und rechtskonformes System einsetzt. Vertrauensfaktoren sind ebenso wichtig, um Kunden zu binden.
Warum Sicherheit und Datenschutz bei CRM-Software für deutsche Unternehmen wichtig sind
Der Hauptzweck einer CRM-Software besteht darin, Kundeninteraktionen und -daten zu zentralisieren oder zu verwalten. Für deutsche Unternehmen bedeutet dies, dass die Software eine gesetzeskonforme Datenverarbeitung gewährleisten und sensible Daten vor Verstößen oder falscher Handhabung schützen muss. Bei der Wahl des richtigen CRM-Tools geht es nicht nur um Funktionen, sondern auch um Compliance und Verantwortung.
Wichtige Sicherheitsmerkmale in CRM-Software für deutsche Unternehmen
1. GDPR-Konformität und Rechte der Betroffenen
CRM-Software für deutsche Unternehmen muss unter Berücksichtigung der GDPR entwickelt werden. CRM-Software muss die Anfragen der Betroffenen verwalten, z. B. die Anfragen zur Einsichtnahme, Korrektur oder Löschung von personenbezogenen Daten aus einer Datenbank.
- Damit die Software der DSGVO entspricht, muss sie integrierte Tools für die Verwaltung von Einwilligungen enthalten.
- Der Kunde sollte Rechte haben und in der Lage sein, seine Zustimmung zurückzuziehen und die in der DSGVO beschriebenen Protokolle zu befolgen, um seine Daten löschen zu lassen.
- Es sollte einfach sein, personenbezogene Daten sicher in ein lesbares Format zu exportieren.
2. Lokales Datenhosting innerhalb der EU
Der Ort, an dem Daten gespeichert werden, kann für deutsche Unternehmen rechtliche Auswirkungen haben, insbesondere wenn sie mit sensiblen Kundendaten arbeiten.
- Jede CRM-Plattform, die deutsche Unternehmen nutzen wollen, muss die Daten in Deutschland oder Europa hosten lassen.
- Dies schützt die Unternehmen vor den komplexen rechtlichen Aspekten der internationalen Datenübermittlung.
- Ein lokales Datenhosting ist auch im Falle eines Audits von Vorteil, da es dem Unternehmen ermöglicht, die Anforderungen der lokalen Behörden schneller zu erfüllen.
3. Verschlüsselung an jedem Punkt
Der Schutz von Kundendaten, ob im Ruhezustand oder bei der Übertragung, ist von größter Bedeutung, und hier muss eine wirksame Verschlüsselung-Strategie zum Einsatz kommen.
- Achten Sie bei der Suche nach CRM-Software darauf, dass der Softwareanbieter die neuesten Industriestandards für die Verschlüsselung verwendet, z. B. AES-256.
- Die Datenübertragung zwischen Benutzern und Servern sollte über SSL/TLS verschlüsselt werden.
- Die Wiederherstellungsprozesse für Backups sollten verschlüsselte Backups enthalten, um die Daten zu schützen.
4. Rollenbasierte Zugangskontrollen
Interne Bedrohungen können genauso schädlich sein wie externe Bedrohungen. Es ist wichtig zu regeln, wer auf welche Informationen zugreifen darf, damit möglichst viele Personen keinen Zugriff auf die Daten haben.
- Verwenden Sie rollenbasierte Berechtigungen, um nur den relevanten Teammitgliedern den Zugriff auf Daten zu ermöglichen.
- Verwaltungsrollen sollten in der Lage sein, alle Zugriffsebenen zwischen den Abteilungen zu verwalten.
- Wenn die Verwaltung des Datenzugriffs über die Protokollierung aller Informationen Bewegungen erfolgt, hilft dies, die Aktivitäten intern zu verfolgen und zu prüfen.
5. Regelmäßige Prüfungsprotokolle und Rückverfolgung von Aktivitäten
Rechenschaftspflicht beginnt mit Rückverfolgbarkeit. Für jeden datengesteuerten Vorgang sind Prüfprotokolle ein entscheidender Faktor, der in den täglichen Betrieb einbezogen werden muss.
- Automatische Protokolle aller Benutzeraktivitäten innerhalb des CRM-Tools sollten obligatorisch sein.
- Die Protokolle sollten den Zeitstempel der Aktivität, die Benutzer-ID und die Beschreibung der Aktivität enthalten.
- Audit-Protokolle sind eine Notwendigkeit für den Fall, dass ein Datenschutzverstoß festgestellt wird oder rechtliche Bedenken bestehen.
6. Sichere Sicherungs- und Wiederherstellungsoptionen gewährleisten
Der Schaden für den Ruf und den Betrieb, der durch den Verlust von Kundendaten entstehen kann, kann immens sein.
- Wählen Sie eine CRM-Software für deutsche Unternehmen, die automatisierte und verschlüsselte Backup-Optionen bietet.
- Für den Fall eines Systemausfalls sollten Sie sicherstellen, dass die Wiederherstellungsprotokolle einfach und schnell sind, damit Sie den Fehler beheben oder nach einem Cyber Vorfall wiederherstellen können.
- Backups sollten die GDPR-Anforderungen für die Wiederherstellung von Daten erfüllen, indem sie den Zeitplänen für die Datenaufbewahrung folgen.
7. Einverständnis und Präferenzmanagement
Die Verbraucher müssen natürlich damit einverstanden sein, dass ihre Daten gesammelt und verwendet werden.
- Ihr CRM-Tool muss über Möglichkeiten verfügen, die Zustimmung der Verbraucher für jeden Datenpunkt zu erfassen.
- Sie sollten in der Lage sein, die Zustimmung schnell zu aktualisieren, um sie den Kundenpräferenzen anzupassen.
- Stellen Sie sicher, dass es eine Möglichkeit gibt, die Kommunikation durch die Zustimmung der Kunden zu segmentieren.
8. Pseudonymisierung und Datenminimierung
Die Verarbeitung eines Minimums an Informationen und das Verbergen von Identitäten minimiert das Risiko und verringert Ihre GDPR-Probleme.
- Pseudonymisierung ermöglicht es Ihnen, Daten zu verarbeiten, ohne Identitäten preiszugeben.
- Verarbeiten Sie die kleinstmögliche Menge an Informationen für jeden Prozess in Ihrem Unternehmen.
- Beenden Sie die Erfassung von Informationen Feldern, die nicht persönlich in Ihrem CRM-Tool erfasst werden müssen.
Wie man die richtige CRM-Software für deutsche Unternehmen auswählt
Bei der Suche nach einer CRM-Software für deutsche Unternehmen achten die Entscheider nicht nur auf die Benutzeroberfläche und die Integration mit anderen Elementen in ihrem Tech-Stack. Der Schwerpunkt sollte vielmehr auf dem Schutz der Daten liegen.
Achten Sie bei der Auswahl auf Folgendes:
- Ein klar definiertes Data Processing Agreement (DPA)?
- Der Standort der Server-Infrastruktur. Vorzugsweise sollten Sie Anbieter mit Servern in der EU wählen.
- Native Unterstützung für alle GDPR-Funktionen – vermeiden Sie alles, was dies als Zusatzprodukt anbietet, oder eine separate Anwendung eines Drittanbieters für die Kernfunktionen zur Einhaltung der Vorschriften
- Eine interne oder externe Audit-Option, die auf wiederkehrender Basis verfügbar ist
- Ein bestehender Plan zur Reaktion auf Vorfälle und ob dieser Plan klar mit Ihnen kommuniziert wurde und welche Fristen gelten, wenn ein Verstoß auftritt.
Abschließende Überlegungen
In einem Umfeld, in dem der Datenschutz eine immer größere Rolle spielt, gibt es keinen Raum für Fehler. Deutsche Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre CRM-Lösung mehr ist als nur die Verwaltung von Kunden; sie muss auch eine sichere und vertrauenswürdige Umgebung für die Verwaltung persönlicher Daten sein.
Mit der Konzentration auf die Einhaltung der DSGVO, sicheres Hosting, Verschlüsselung und angemessene Zugriffsrechte können deutsche Unternehmen den rechtlichen und kundenbezogenen Erwartungen gerecht werden. Ein vertrauenswürdiges CRM-Tool oder eine vertrauenswürdige CRM-Plattform bedeutet, dass Ihre Beziehungen zu den Kunden effektiv sind, aber auch vor Risiken geschützt sind.
In der heutigen Zeit geht es bei der Auswahl einer sicheren CRM-Software für deutsche Unternehmen nicht nur um Funktionalität, sondern zunehmend auch um die richtige Art, Geschäfte zu machen.
