In der heutigen Geschäftswelt sind die Daten der Kunden eines der wichtigsten Güter für Unternehmen. Die Unternehmen verlassen sich bei der Erfassung, Speicherung und Analyse von Kundendaten auf CRm-Software. Mit der zunehmenden Nutzung von Datenergebnissen sehen sich Fachleute auch einer größeren Verantwortung gegenüber, insbesondere in entwickelten Ländern wie Deutschland, wo die Datenschutzbestimmungen streng befolgt werden. Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) hat den Prozess, wie Unternehmen personenbezogene Daten verwalten und schützen müssen, neu gestaltet. Wenn Ihr Unternehmen in Deutschland tätig ist oder Kunden in der EU bedient, ist es wichtig, die Grundsätze der GDPR-Compliance, ihre Auswirkungen auf Ihre CRM-Systeme und Ihre Verantwortlichkeiten zu verstehen, um rechtliche Risiken zu vermeiden und das Vertrauen Ihrer Kunden zu erhalten.
Was ist GDPR? Die Grundlagen verstehen
Die Bedeutung von GDPR bezieht sich auf die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR). Dabei handelt es sich um ein umfassendes Datenschutzgesetz, das von der Europäischen Union im Mai 2018 eingeführt wurde. Ein Hauptziel der GDPR ist es, Einzelpersonen mehr Kontrolle über ihre Daten zu geben und gleichzeitig Unternehmen dafür verantwortlich zu machen, wie sie diese Daten sammeln, verwenden und speichern.
GDPR Deutsch: Warum Deutschland es ernst meint
Deutschland ist dafür bekannt, eine strenge Haltung zum Datenschutz zu haben. Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) wird auf Unternehmen und Personen mit einem hohen Maß an Genauigkeit angewandt. Die deutschen Aufsichtsbehörden haben eine beträchtliche Anzahl von Bußgeldern für Verstöße verhängt, und die Kunden erwarten von den Unternehmen, dass sie Transparenz und Sicherheit im Umgang mit ihren Daten demonstrieren.
Schlüsselprinzipien der GDPR, die sich auf die CRM-Nutzung auswirken
Die Unternehmen, die CRM-Software nutzen, müssen sich an die Hauptprinzipien der GDPR-Ausrichtung halten. Im Folgenden sind einige der relevanten Grundsätze aufgeführt, die befolgt werden können:
1. Rechtmäßige, faire und transparente Datenverarbeitung
Wenn die Unternehmen oder Vertreter eines bestimmten Unternehmens Kundendaten aus einem rechtmäßigen Grund erheben, sollten sie klar und präzise erklären, warum und wie sie Daten erheben, und bei Bedarf auch eine entsprechende Zustimmung einholen. Das von ihnen verwendete CRM-System sollte über Funktionen verfügen, mit denen sich die rechtmäßige Grundlage für die Datenerhebung nachverfolgen lässt, und die Einwilligungsunterlagen sicher speichern.
2. Datenminimierung
Die Unternehmen sollten nur Daten sammeln, die für einen bestimmten Zweck erforderlich sind. Das CRM-System sollte so gestaltet sein, dass keine überflüssigen oder irrelevanten Informationen über die Kunden gesammelt werden.
3. Zweckbindung
Die Daten, die für einen bestimmten Zweck erhoben werden, z. B. zur Lead-Generierung, sollten nicht für andere Zwecke missbraucht werden, z. B. für unaufgeforderte Werbung ohne zusätzliche Zustimmung. Die CRM-Tools sollten die Datennutzungserlaubnis respektieren.
4. Korrektheit
Die Kundendaten sollten auf dem neuesten Stand gehalten werden. Ein CRM mit veralteten, falschen oder doppelten Einträgen kann zu Compliance-Problemen führen. Es ist wichtig, Automatisierungen zu verwenden, um regelmäßige Validierungen durchzuführen und die CRM-Daten zu bereinigen, um die Genauigkeit zu erhalten.
5. Speicherbegrenzung
Die persönlichen Daten der Kunden sollten nicht länger als nötig gespeichert und gesammelt werden. Das CRM-System sollte so ausgebildet sein, dass es die Richtlinien zur Datenspeicherung unterstützt und auch Werkzeuge anbietet, die bei der Löschung der Daten nach einem bestimmten Zeitraum helfen.
6. Datenintegrität und Vertraulichkeit
Die Daten müssen vor unberechtigtem Zugriff, Zerstörung oder Verlust geschützt werden. Die CRM-Lösungen müssen Verschlüsselung, sichere Backups, Zugangskontrolle und Benutzerauthentifizierung beinhalten.
Wie sich die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) auf CRM-Funktionen und die Konfiguration auswirkt
Wenn Sie mit einem CRM-System in Deutschland arbeiten, erfahren Sie im Folgenden, wie sich die Anforderungen der Allgemeine Datenschutzverordnung(GDPR) auf die tatsächlichen CRM-Funktionen auswirken:
Zustimmung Management
Ihr CRM muss in der Lage sein, die Zustimmung der Benutzer aufzuzeichnen und zu verwalten. Wenn sich ein Kunde zum Beispiel für einen Newsletter anmeldet oder ein Kontaktformular ausfüllt, sollte das CRM-System dies protokollieren:
- Uhrzeit und Datum der Einwilligung
- Die Art der Einwilligung
- Worüber der Kunde informiert wurde
- Wie er seine Einwilligung zurückziehen kann
Dies ist ein zentraler Aspekt der Einhaltung der Allgemeine Datenschutzverordnung.
Recht auf Zugang und Übertragbarkeit
Nach der DSGVO haben Einzelpersonen das Recht, ihre Daten anzufordern und sie an einen anderen Dienstanbieter zu übertragen. Ihr CRM sollte in der Lage sein, einen vollständigen Bericht über die Kundendaten in einem strukturierten, lesbaren Format (z. B. CSV oder PDF) zu erstellen.
Recht auf Vergessenwerden
Kunden können beantragen, dass ihre Daten gelöscht werden. Ihr CRM muss es der Personalabteilung oder den Marketingteams ermöglichen, alle den Kunden betreffenden Datensätze zu löschen, sofern Sie nicht durch rechtliche Verpflichtungen daran gehindert werden.
Audit Trails und Logs
Allgemeine Datenschutzverordnung(GDPR) sieht vor, dass Unternehmen einen Prozess der Datenbank der Kunden verwendet werden. Das CRM muss protokollieren, wer auf die Daten zugreift, zu welchem Zweck und wann. Dies hilft Unternehmen, im Falle von Audits die Einhaltung der Allgemeine Datenschutzverordnungzu gewährleisten.
Benachrichtigung bei Datenschutzverletzungen
Die Allgemeine Datenschutzverordnung(GDPR) sieht vor, dass die Aufsichtsbehörden im Falle einer Datenschutzverletzung innerhalb von 72 Stunden informiert werden. Ein CRM, das Sie bei verdächtigen Zugriffen oder Aktivitäten warnt, kann dazu beitragen, diese Risiken frühzeitig einzudämmen.
Herausforderungen für Unternehmen in Deutschland durch die Allgemeine Datenschutzverordnung(GDPR) und CRM
Deutsche oder in Deutschland tätige Unternehmen stehen vor besonderen Herausforderungen bei der Einhaltung der Vorschriften:
- Erwartungen an die Datenaufbewahrung: Deutsche Kunden erwarten oft, dass ihre Daten in der EU oder sogar in Deutschland gespeichert werden. Der von Ihnen gewählte Dienstanbieter muss über Server in der EU verfügen.
- Höhere Erwartungen an die Datensicherheit: Regulierungsbehörden und Kunden erwarten eine starke Verschlüsselung, sichere Kommunikation und klare interne Richtlinien.
- Kundenwissen: Deutsche Kunden sind sich im Allgemeinen ihrer Datengrundsätze und -rechte bewusster und sind eher bereit, bei Verstößen eine Beschwerde oder Klage einzureichen.
- Mehrsprachige Compliance: Vor allem wenn es um die GDPR geht, müssen Unternehmen Datenschutzrichtlinien und Einwilligungsformulare sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch bereitstellen.
Wie DoInsights die GDPR-Compliance in CRM
unterstützt Als zuverlässiger Anbieter von HRMS- und CRM-Software in Dubai und auf internationaler Ebene hat sich DoInsights verpflichtet, die GDPR-Compliance auf allen unseren Plattformen zu unterstützen. Und so geht’s:
1. GDPR-konforme CRM-Architektur
Unsere CRM-Plattform ist von Grund auf datenschutzkonform konzipiert. Von der automatischen Protokollierung von Einwilligungen bis hin zu benutzerdefinierten Regeln für die Datenaufbewahrung bieten wir konfigurierbare Tools, die sicherstellen, dass Sie die Anforderungen der Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) mühelos erfüllen.
2. Integriertes Einwilligungs- und Präferenzmanagement
Mit DoInsights können Benutzer E-Mail-Präferenzen, Marketingberechtigungen und vieles mehr verwalten – und das alles über eine einzige Schnittstelle. Ihr Team kann problemlos auf historische Aufzeichnungen zugreifen, um die rechtmäßige Datennutzung nachzuweisen.
3. Umfassende Tools für den Datenzugriff und die Datenlöschung
Die Beantwortung von Anfragen zum Datenzugriff oder zur Datenlöschung ist einfach. Unsere Plattform ermöglicht es Ihnen, Kundendaten mit wenigen Klicks sicher herunterzuladen oder zu löschen – und unterstützt dabei sowohl das Recht auf Zugang als auch das Recht auf Vergessenwerden.
4. Rollenbasierter Zugriff und Datensicherheit
Nur autorisierte Personen können auf sensible Daten zugreifen. Mit rollenbasierten Berechtigungen, IP-Beschränkungen und Aktivitätsprotokollen können Sie kontrollieren und überprüfen, wer was tut – und so die Vertraulichkeit der Daten sicherstellen.
5. EU-Server-Hosting-Optionen
Wir bieten flexible Optionen für die Datenresidenz, einschließlich EU-basierter Server, um Unternehmen, die in Deutschland tätig sind, dabei zu helfen, die lokalen und GDPR-Erwartungen in Bezug auf die Datenlokalisierung zu erfüllen.
Conlocalisation GDPR als Wettbewerbsvorteil mit DoInsights
Das Verständnis und die Einhaltung der DSGVO sind nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch ein Zeichen von Vertrauen, Professionalität und langfristigem Engagement für Ihre Kunden. Für Unternehmen in Deutschland ist dies besonders wichtig, da das Land großen Wert auf Datenschutz legt und eine strenge Kultur der Durchsetzung pflegt. Unabhängig davon, ob Sie ein CRM-System für Marketing, Vertrieb oder Kundenservice einrichten, müssen die von Ihnen verwendeten Tools für die Einhaltung der DSGVO ausgelegt sein. Mit DoInsights CRM erfüllen Sie nicht nur die Compliance-Standards, sondern bauen durch sichere, transparente und verantwortungsvolle Datenpraktiken auch Kundenvertrauen auf. Als führender Anbieter von HRMS- und CRM-Software stattet DoInsights Sie mit allen Funktionen aus, die Sie für die Verwaltung Ihrer Kundenbeziehungen unter Einhaltung der DSGVO-Vorschriften benötigen – damit Sie sich ganz auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können, sicher und konform.
